Kamis, 22 Oktober 2009

Pengertian Sekretaris

Sekretaris

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Sekretariat dinas mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengendalian bidang umum dan perencanaan kepegawaian serta keuangan dinas.

Sekretariat mempunyai fungsi:

  • Perencanaan dan pengelolaan bahan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan umum dan perencanaan, kepegawaian serta keuangan dinas;
  • Pelaksanaan pemberian fasilitas dan dukungan pelayanan teknis administrasi dilingkungan dinas;
  • Pelaksanaan penyusunan program kegiatan bidang umum dan perencanaan, kepegawaian, serta keuangan dinas;
  • Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas,, kearsipan, perlengkapan, rumah tangga dan pemeliharaan sarana dan prasarana dinas;
  • Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan sarana dan prasarana, perlengkapan dan aset dinas;
  • Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan penatausahaan keuangan;
  • Pelaksanaan dan pembinaan organisasi dan tatalaksana di lingkup dinas;
  • Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan dinas;
  • Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan dinas;


Sekretariat terdiri dari:

  1. Sub Bagian Umum dan Perencanaan
    Sub Bagian Umum dan Perencanaan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi, serta pengawasan dan pengendalian kegiatan surat menyurat, kearsipan, urusan rumah tangga dan perlengkapan , penyusunan rencana kegiatan dinas , penyusunan program dan evaluasi kegiatan dinas.

    Sub Bagian Umum dan Perencanaan mempunyai fungsi :
    • Perencanaan program dan kegiatan dinas yang meliputi perencanaan program tahunan dan limatahunan;
    • Perencanaan persiapan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha, aset, perlengkapan dan kepegawaian dilingkugan dinas;
    • Pelaksanaan pengelolaan kegiatan surat menyurat yang meliputi pengetikan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan;
    • Pelaksanaan pengurusan administrasi perjalanan dinas;
    • Pelaksanaan inventarisasi,pembelian, pendistribusian dan pemeliharaan barang-barang inventaris kantor;
    • Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan kebijakan Dinas;
    • Pelaksanaan penyusunan pedoman dan program kerja dinas;
    • Pelaksanaan kegiatan dinas sesuai perencanaan yang telah ditetapkan meliputi penyusunan Lakip, Renstra, rencana kegiatan, keorganisasanian dan tatalaksana dinas;
    • Pelaksanaan koordinasi dengan instansi /lembaga lainnya terkait perencanaan dinas;
    • Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan dinas;
  2. Sub Bagian Kepegawaian
    Mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengelolaan administrasi kepegawaian ub Bagian Kepegawaian

    Sub Bagian Kepegawaian mempunyai fungsi:
    • Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi data pegawai, perpindahan, kepangkatan dan pemberhenitan pegawai dilingkungan dinas;
    • Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan pegawai di lingkungan dinas;
    • Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait sub bagian kepegawaian;
  3. Sub Bagian Keuangan
    Bagian Keuangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan pembinaan dan koordinasi serta pengawasan dan pengendalian kegiatan penyusunan rencana anggaran dan belanja dinas, pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan dinas.

    Sub Bagian Keuangan mempunyai fungsi:
    • Perencanaan kegiatan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan pertanggungjawaban anggaran;
    • Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi penyusunan , anggaran, pencairan, pembukuan dan pelaporan pertanggungjawaban anggaran;
    • Pelaksanaan usulan perbaikan dan perubahan anggaran kegiatan dinas’;
    • Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan;
    • Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lain terkait dengan kegiatan sub bagian keuangan;
    • Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan kegiatan sub bagian keuangan;
Diposting oleh di Tidak ada komentar:

kegiatan sekretaris mengatur jadwal kegiatan pimpinan

PRAKTIK MENGATUR
JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Tujuan Umum : Para calon sekretari memahami dan mengatur kegiatan
pimpinan secara profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan
pentingnya pimpinan dibuatkan jadwal kegiatan; (2) mempersiapkan jadwal
kegiatan pimpinan
Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan
pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor
yang dilakukan di balik meja kerja kantor.
Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin
mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin
mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan. Untuk itu
Sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan
menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan : urutan surat
masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Agar tertib kegiatan pimpinan buatlah jadwal kegiatan disusun dalam jangka waktu tertentu,
misalnya harian, mingguan dan bulanan.
Praktik
Diposting oleh di Tidak ada komentar:
Langganan: Postingan (Atom)